Hệ thống CRM và 8 lý do “Thuyết Phục” doanh nghiệp không thể bỏ qua

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, tài sản tốt nhất và quý báu nhất chính là khách hàng. Những trải nghiệm của khách hàng là nền tảng quan trọng cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Và hệ thống CRM là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý mọi thứ về khách hàng. Sales Design sẽ giới thiệu về hệ thống này ngay trong bài post sau đây.

Định nghĩa hệ thống CRM là gì

CRM System hay hệ thống CRM là tập hợp các nguồn lực về con người và công nghệ. Chúng phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm quản lý các mối quan hệ khách hàng của doanh nghiệp.

Mục tiêu chính là tạo dựng những mối quan hệ kinh doanh chất lượng, lâu dài và bền vững. Qua đó mang lại doanh thu, lợi nhuận và giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp.

“Nếu ví các mối quan hệ khách hàng là trái tim của sự thành công. Thì hệ thống CRM chính là những mạch máu nuôi sống trái tim đó.”

Tuy nhiên, khái niệm hệ thống CRM trong bài này sẽ có xu hướng nghiêng về yếu tố công nghệ. Cụ thể là về các nền tảng, phần mềm hỗ trợ việc quản trị quan hệ khách hàng.

Giải mã vì sao các doanh nghiệp hiện nay cần sử dụng hệ thống CRM?

Mô hình tập trung vào khách hàng luôn được đánh giá là xu hướng cốt lõi và bền vững. Vì thế hệ thống này rất thiết yếu đối với các doanh nghiệp, công ty. Những lợi ích mà hệ thống này đem tới cho khách hàng có thể kể đến như:

Lưu trữ thông tin tập trung trên hệ thống CRM

Một lượng lớn thông tin dữ liệu khách hàng nếu quản lý theo cách thủ công sẽ không hiệu quả. Chúng sẽ không còn tính chính xác nếu có sự thay đổi liên tục.

Hệ thống CRM sẽ loại bỏ hoàn toàn điều này. Tất cả các loại dữ liệu, tương tác của khách hàng đều được lưu trữ trong hệ thống. Những dữ liệu này được chia sẻ trong nội bộ nhân viên tùy thuộc vào phân quyền trên hệ thống. Doanh nghiệp sẽ không bị lệ thuộc vào một cá nhân nào, kể cả trong trường hợp họ nghỉ việc.

Việc thống nhất lưu trữ thông tin ở một nơi giúp cải thiện khả năng phân tích và tổng hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp dễ dàng kết nối các công cụ khác vào CRM để tạo báo cáo tự động. Với dữ liệu tốt hơn, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định, đánh giá hiệu quả hơn.

Ghi nhận tương tác, giao dịch

Những dữ liệu về cuộc gọi, tin nhắn, email… của nhân viên kinh doanh được lưu trữ đầy đủ. Các ghi chú, lịch hẹn, giai đoạn được cập nhật rõ ràng trên hệ thống. Mỗi cuộc đàm phán, mỗi “điểm chạm” đến khách hàng được lưu lại trên lịch sử.

Bên cạnh đó, hệ thống CRM còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng chuẩn. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng nắm bắt các bước cần thực hiện, không bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Quá trình nhân viên liên lạc, làm việc, giao dịch, chăm sóc khách hàng đều được ghi nhận lại. Quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra sales đó có thực hiện đúng quy trình không, hiệu quả thế nào. Chủ doanh nghiệp cũng có thể đưa ra những quyết định ngay tức khắc trong mỗi hoạt động.

Giải quyết nhu cầu khách hàng

Với số lượng mặt hàng ngày càng tăng, nhu cầu của khách hàng cũng đa dạng hơn. Doanh nghiệp nắm bắt chính xác nhu cầu của họ thì sẽ có phương pháp kinh doanh phù hợp hơn. Giữ chân khách hàng, giúp họ trải nghiệm dịch vụ tốt nhất thì doanh số cứ theo đó gia tăng.

Ngoài ra, thời gian của doanh nghiệp và của khách hàng đều rất đáng giá. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp không được để khách hàng chờ đợi quá lâu. Nếu khách hàng gặp sự cố cần giải quyết, họ sẽ khó chịu nếu không được xử lý nhanh chóng.

Phân bổ nguồn lực hợp lý

Đa số các doanh nghiệp thường không biết cách phân chia nguồn lực cho các cơ hội bán hàng. Phải biết rằng hầu hết các cơ hội thường được phân chia dựa trên cảm tính chủ quan.

Nếu ứng dụng CRM, từng cơ hội bán hàng sẽ được phân tích kỹ trước khi chia cho đội ngũ. Người quản lý cũng sẽ xác định được khối lượng công việc của nhân viên để thiết lập phù hợp.

Định hướng chiến lược kinh doanh

Các dữ liệu cơ bản thông qua hệ thống CRM sẽ được biến đổi thành những thông tin hữu ích. Thông qua các bản báo cáo, doanh nghiệp sẽ hình dung câu trả lời cho rất nhiều thứ. Xu hướng khách hàng quan tâm là gì? Mặt hàng nào đang là top hot trend? Thị trường đó có tiềm năng hay không? Từ đó, doanh nghiệp sẽ triển khai các kế hoạch truyền thông, tiếp thị marketing đúng đắn và hiệu quả.

Tăng cường liên kết nội bộ

Dữ liệu khách hàng sẽ được CRM cung cấp chi tiết cho bất kì bộ phận nào đang cần đến. Tình trạng “tắc nghẽn” thông tin khi chuyển giao giữa người này với người khác được giải quyết triệt để. Người tiếp nhận sẽ nắm rõ toàn bộ dự án: khách hàng đến từ đâu, giải quyết đến khâu nào…

Với sự dễ dàng này, các phòng ban có thể tổ chức làm việc liền mạch với nhau. Nhờ đó, tỷ lệ bán hàng được cải thiện ngày một tốt hơn.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Ngoài việc chốt deal, Sales còn phải thực hiện những công việc như: nhập đơn, báo cáo, gửi mail…. Những việc nhỏ này tuy đơn giản, cần thiết nhưng lại tốn nhiều thời gian trong quy trình bán hàng.

Hệ thống CRM được thiết kế để loại bỏ những việc này nhờ các tính năng tự động hóa (Automation). Điều này giúp Sales tập trung chốt deal, tiết kiệm thời gian xử lý các công việc linh tinh khác.

Quản lý từ xa với hệ thống CRM

Với nền tảng đám mây, doanh nghiệp dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi với mọi thiết bị. Việc quản lý hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn mà vẫn đảm bảo dữ liệu được bảo mật.

Kết luận

Qua thông tin trên, doanh nghiệp sẽ có tầm nhìn tổng quan về hệ thống CRM. Và đừng quên, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trong kinh doanh.

Bài viết này thuộc series CRM LÀ GÌ? KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, LỢI ÍCH, MÔ HÌNH VÀ QUY TRÌNH CỤ THỂ