Phần mềm CRM – Quản lý tự động hóa đa chức năng cực kỳ DỄ DÀNG

CRM là phần mềm quản lý khách hàng được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Nó vừa quản lý quan hệ khách hàng, vừa tiết kiệm nguồn lực và nâng cao năng suất làm việc. Để hiểu rõ hơn về phần mềm CRM, các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bài viết sau đây.

Về mặt tổng quan, phần mềm CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Hiểu sơ lược, đây là tập hợp nhiều hoạt động từ Sales, Marketing, cho đến Chăm sóc khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát triển mối quan hệ với khách hàng, mang lại hiệu quả kinh doanh.

Phần mềm này giống như một công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho doanh nghiệp. Nhờ nó, doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, phân tích, báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng. Việc kết nối khách hàng trở nên thuận tiện hơn, quy trình kinh doanh cũng được tối ưu hơn.

Với CRM Software, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng. Việc phối hợp với các bộ phận khác cũng trở nên thuận tiện hơn. Nhờ vậy, các hoạt động marketing, bán hàng, dịch vụ ngày càng được cải thiện, phù hợp với khách hàng. Các chức năng của CRM sẽ tối ưu lợi nhuận, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

Quản lý liên hệ

Tất cả các thông tin mới nhất về khách hàng đều sẽ được cập nhật và có thể tra cứu. Doanh nghiệp có thể upload dữ liệu từ Excel, phân loại dữ liệu theo độ tuổi, giới tính, vùng miền... Như thế, việc quản lý data khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý dịch vụ khách hàng

Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin, yêu cầu bảo hành, hỗ trợ, khiếu nại của khách hàng... Ngoài ra, việc gửi mail, SMS, nhận phản hồi, thực hiện các chương trình ưu đãi... cũng rất trực quan.

Dự báo doanh thu, doanh số bán

Các báo cáo trên hệ thống sẽ giúp người dùng nhìn rõ hơn về hiệu quả bán hàng. Đồng thời, nó còn xác định được khách hàng tiềm năng nhất để phân bổ nguồn lực phù hợp.

Gửi và báo cáo Email

Doanh nghiệp có thể tạo các chiến dịch gửi email đến khách hàng theo kịch bản định sẵn. Doanh nghiệp cũng có thể xem đây đầy đủ các thống kê, báo cáo chi tiết về chiến dịch. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ quan tâm và hiệu quả của từng chiến dịch Email.

Chia sẻ thông tin, dữ liệu

Những thông tin giao dịch, tương tác với khách hàng..đều được lưu trữ trên hệ thống CRM. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, cập nhật. Bạn cũng có thể phân quyền, giới hạn quyền truy cập để kiểm soát dữ liệu chặt chẽ.

Doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu về thông tin của khách hàng. Các dữ liệu này có thể chia sẻ hoàn toàn dễ dàng trong hệ thống nội bộ. Điều này giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào cá nhân kể cả khi họ nghỉ việc.

Phần mềm còn lưu trữ các tương tác, giao dịch với khách hàng như: gọi điện, email, báo giá... Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ phân bổ nguồn lực cho các cơ hội bán hàng tiềm năng nhất.

Hệ thống luôn câp nhật và tổng hợp dữ liệu một cách liên tục. Sau đó, nó được chuyển đổi thành thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược kinh doanh. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp nhà lãnh đạo quản lý từ xa mọi hoạt động kinh doanh.

Nhiều người cho rằng phần mềm CRM chỉ dành riêng cho việc bán hàng và tiếp thị. Tuy nhiên, hệ thống này mang đến nhiều điều hơn bạn nghĩ. Từ đội ngũ tiếp thị, kế toán cho đến quản lý đều là đối tượng được hưởng lợi từ CRM.

Quản lý

Thông qua hệ thống CRM, nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát nhân viên của mình. Tất cả báo cáo: mua hàng, bán hàng, công nợ, doanh thu... đều được cập nhật theo thời gian thực. Nhờ vậy, người quản lý dễ dàng nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Nhân viên sales, marketing, chăm sóc khách hàng

Bộ ba nhóm nhân viên này là nòng cốt chủ lực đem về doanh thu cho doanh nghiệp. Vì thế, các bộ phận này cần sự hỗ trợ từ phần mềm CRM nhiều nhất.

Sales có thông tin chi tiết về khách hàng và dễ dàng phân bổ họ vào từng nhóm cơ hội. Qua đó, họ sẽ biến cơ hội thành doanh thu cho doanh nghiệp.

Marketing thoải mái tiếp thị đa kênh nhờ vào việc tích hợp hệ sinh thái Omnichannel trên phần mềm CRM. Có thể kể ra như: Email Automation Marketing, SMS BrandName, tổng đài IP, Social CRM...

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ là bộ phận cần sử dụng phần mềm CRM nhiều nhất. Thông tin chi tiết về khách hàng kèm hệ sinh thái Omnichannel sẽ hỗ trợ mạnh mẽ cho việc CSKH. Dựa vào những thông tin đó, CSKH sẽ xây dựng các sự kiện khuyến mãi, kích cầu phù hợp.

Nhân sự, kế toán

Đây là hai đối tượng đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Việc quản lý nhân sự, doanh thu, công nợ, hợp đồng, tính lương... đều cần có phần mềm hỗ trợ. Nếu sử dụng một phần mềm cho một chức năng, đôi lúc sẽ gây ra vấn đề bất đồng bộ. Vì thế, phần mềm CRM sẽ là giải pháp tuyệt vời hỗ trợ cho hai bộ phận này.

Dựa trên nền tảng công nghệ

Phân loại theo nền tảng công nghệ, CRM được chia làm 4 dạng sau:

Dựa trên loại hình doanh nghiệp

Khác với nền tảng công nghệ, CRM doanh nghiệp cung cấp cho người dùng chỉ với hai dạng là:

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm CRM khác nhau. Tuy nhiên, việc lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu là điều không hề đơn giản. Vì vậy, mọi người có thể dựa vào các tiêu chuẩn sau để đưa ra lựa chọn chính xác nhất.

Tính năng đơn giản, dễ sử dụng

Đây được xem là yếu tố đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải chú ý khi lựa chọn sử dụng. Một phần mềm tốt cần đáp ứng cả về hiệu suất lẫn giao diện thân thiện khoa học. Phương châm luôn là “dễ dùng, dễ nhớ, dễ thao tác”. Điều này giúp người dùng vượt qua “rào cản” khi trải nghiệm ứng dụng công nghệ.

Phù hợp với mô hình kinh doanh

Đây là tiêu chí mà bạn cần cân nhắc trước khi quyết định đầu tư sử dụng phần mềm CRM. Đáp ứng tiêu chí này thì doanh nghiệp vận hành sẽ vô cùng hiệu quả.

Tương thích với tất cả các thiết bị di động

Ngày nay, việc sử dụng thiết bị di động đã trở nên vô cùng phổ biến. Đây cũng là tiêu chí mà các phần mềm cần chú trọng đến. Có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.

Khả năng mở rộng và tích hợp

Một hệ thống CRM có khả năng tích hợp tốt cũng là yếu tố quan trọng. Điều này giúp việc quản lý, kinh doanh trở nên đơn giản, nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Như đã nói ở trên, việc lựa chọn sử dụng CRM không đơn giản chỉ là “Thích là dùng”. Sau đây là những bước doanh nghiệp cần làm để lựa chọn được phần mềm CRM phù hợp nhất.

Lấy ý kiến từ phòng ban cần sử dụng phần mềm CRM

Họ chính là những người trực tiếp sử dụng CRM. Vì vậy, việc lấy ý kiến sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.

Dự trù ngân sách mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra

Không phải phần mềm có giá trị lớn mới mang lại kết quả tốt nhất. Hiệu suất của phần mềm chỉ đạt tối đa khi nó phù hợp với hình thức kinh doanh.

Thay vì chọn phần mềm CRM giá trị, bạn nên dựa trên tình hình tài chính của công ty mình. Từ đó, bạn cũng sẽ dự trù được nguồn ngân sách cho CRM phù hợp nhất.

Tham khảo nhiều nhà cung cấp phần mềm CRM khác nhau

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ phần mềm CRM. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đảm bảo uy tín, chất lượng và có giá thành hợp lý. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo từ nhiều nhà cung cấp trước khi đi đến quyết định chọn mua.

Đưa ra lựa chọn cuối cùng

Từ những yếu tố trên, doanh nghiệp tính toán, xem xét thật kỹ để đưa ra lựa chọn cuối cùng. Hãy chắc chắn rằng mọi thứ đều nằm trong phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp bạn.

Trên thị trường hiện nay đã có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm CRM xuất thân từ Việt Nam. Doanh nghiệp sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn thay vì tìm kiếm giải pháp đắt đỏ ở nước ngoài. Đặc biệt, người dùng sẽ được trải nghiệm đầy đủ tính năng với mức giá cực kỳ phải chăng.

Dưới đây là những điểm ưu việt của phần mềm CRM tại Việt Nam:

Chi phí lý tưởng

Điểm cộng đầu tiên của các phần mềm CRM Việt Nam đó là chi phí hợp lý. Trung bình vài chục nghìn mỗi tháng là đã có thể sử dụng mọi tính năng của phần mềm. Một số phần mềm thậm chí còn không mất phí mở tài khoản ban đầu.

Ngôn ngữ bản địa

Tiếng Việt là ngôn ngữ chính giúp cho doanh nghiệp có thể thuận tiện sử dụng. Một số hệ thống còn có ngôn ngữ tiếng Anh nhằm hỗ trợ công ty có yếu tố nước ngoài.

Hỗ trợ nhanh

Trong quá trình thiết lập và sử dụng, nhiều doanh nghiệp khó tránh khỏi những khó khăn trong thao tác. Đây là lúc họ cần đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia.

Nếu là phần mềm nước ngoài, doanh nghiệp sẽ gặp tình trạng bất đồng ngôn ngữ và thời gian. Nhưng với đơn vị trong nước, doanh nghiệp chỉ cần gọi đến hotline của nhà cung cấp là xong. Thậm chí, trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu liên lạc gặp gỡ trực tiếp.

Tính năng đa dạng

Các phần mềm đều có thể tùy chỉnh phù hợp theo lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp. Và nó cũng hoàn toàn có thể đáp ứng được các tính năng cao cấp theo yêu cầu doanh nghiệp.

Dễ sử dụng

Dù là sản phẩm công nghệ nào thì điều kiện tiên quyết vẫn là dễ sử dụng. Nhờ yếu tố ngôn ngữ, phần mềm CRM của Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng hơn.

Phần mềm CRM Việt

CRMVIET được ra đời từ năm 2010 và tồn tại cho đến nay. Hiện CRMVIET đang cung cấp phần mềm cho khoảng 1500 doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước.

Ưu điểm

Nhược điểm

GenCRM

Đây là phần mềm CRM được đánh giá cao. Nó có thể tạo các chiến dịch marketing nhằm gia tăng khách hàng tiềm năng khi họ truy cập website.

Ưu điểm

Getfly CRM

Getfly CRM cung cấp giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này cũng sở hữu mọi tính năng nổi bật mà một CRM cần có.

Ưu điểm

OnlineCRM

OnlineCRM cũng là một trong những CRM được các doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng. Hệ thống này sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như:

iPOS CRM

Phần mềm CRM này cung cấp cho doanh nghiệp công cụ quản lý phù hợp với quy trình bán hàng.

Ưu điểm:

Amis CRM

Phần mềm này được phát triển bởi công ty Cổ phần MISA. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số bán hàng một cách toàn diện.

Ưu điểm

SlimCRM

SlimCRM đã chắt lọc những ưu điểm từ các phần mềm trong và ngoài nước. Nó giúp tăng hiệu quả quản trị và bán hàng, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai.

Ưu điểm

FastWork CRM

FastWork CRM cung cấp cho người dùng với đầy đủ mọi tính năng cốt lõi trong hoạt động CRM. Đồng thời, hỗ trợ và gắn kết các phòng Sales, Marketing, CSKH làm việc hiệu quả nhất.

Ưu điểm

Bên cạnh những phần mềm CRM trong nước, các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn CRM nước ngoài. Một lưu ý nhắc nhở nhỏ, các CRM này thường có chi phí khá cao. Tuy nhiên hiệu quả mang lại là hoàn toàn xứng đáng.

Salesforce

Đây là công ty phát minh ra phần mềm CRM trên trình duyệt web. Thương hiệu này chiếm phần lớn thị phần trong một khoảng thời gian dài. Theo như báo cáo của Gartner, Salesforce đã chiếm khoảng 14% thị phần ở lĩnh vực CRM. Họ khá bán chạy, doanh số đạt đến con số 2.5 tỷ USD trong năm 2012.

Ưu điểm

Microsoft Dynamics CRM

Insightly CRM

Đây là phần mềm quản lý khách hàng phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này được tích hợp đầy đủ mọi tính năng cơ bản. Ví dụ như: tự động hóa quy trình làm việc, quản lý khách hàng, thiết lập quy trình bán hàng...

Ưu điểm

Phần mềm CRM HubSpot

HubSpot là một trong những công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực cung cấp phần mềm CRM.

Ưu điểm

SugarCRM

Sugar CRM ra mắt từ năm 2004, được trang bị đầy đủ mọi tính năng cơ bản của một CRM. Đây cũng là phần mềm CRM đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam sử dụng.

Ưu điểm

Zoho CRM

Zoho CRM cung cấp cho người dùng một nền tảng thân thiện với giao diện đơn giản. Các mô-đun có thể dễ dàng tùy chỉnh, mọi chức năng hoàn toàn tự động hóa.

Ưu điểm

Freshworks CRM

Freshworks CRM hoạt động dựa trên nền tảng đám mây. Phần mềm này mang đến giải pháp hỗ trợ hoạt động Marketing và bán hàng trong cho các doanh nghiệp.

Ưu điểm

Google Sheet CRM

SheetCRM giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin khách hàng có sẵn trong Google Sheet. Người dùng có thể lấy file quản lý quan hệ khách hàng CRM trên thư viện mẫu của phần mềm. Sau đó, tùy chỉnh các trường cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình.

Capsule CRM

Phần mềm Capsule CRM tập trung vào việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt các hoạt động bán hàng. Đặc biệt, hệ thống này còn giúp người dùng kiểm soát công việc của từng nhân sự trong bộ phận.

Ưu điểm

Vtiger CRM

Vtiger CRM được ra mắt năm 2004 bởi một nhóm lập trình viên người Ấn Độ. Phần mềm này dựa trên nền tảng công thức của SugarCRM, sử dụng mã nguồn mở.

Ưu điểm

Bitrix24

Bitrix24 CRM cung cấp cho người dùng đa dạng các tính năng.

Ưu điểm

Nhiều phần mềm CRM hiện nay có xu hướng hỗ trợ người dùng phiên bản trải nghiệm miễn phí. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có lựa chọn phù hợp trước khi quyết định mua.

Nếu doanh nghiệp vẫn còn đang phân vân phần mềm nào tốt thì hãy tham khảo danh sách dưới đây. Tổng hợp các phần mềm CRM tốt nhất hiện nay và hoàn toàn miễn phí:

Mong rằng với những thông tin trên doanh nghiệp sẽ chọn được một phần mềm CRM phù hợp nhất.

Bài viết này thuộc series: Triển khai CRM

• Phần trước: CRM là gì? Khái niệm, chức năng, lợi ích, mô hình và quy trình cụ thể
• Phần sau: Giải pháp CRM giúp doanh nghiệp “Đánh Bay” các vấn đề kinh doanh