Đàm phán là gì? Vai trò của đàm phán kinh doanh B2B

Đàm phán là quá trình tìm kiếm sự đồng thuận giữa hai hoặc nhiều bên có lợi ích khác nhau. Nó là một hoạt động quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, cả trong lĩnh vực kinh doanh, xã hội và cá nhân. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về đàm phán kinh doanh qua các câu hỏi 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) để hiểu rõ hơn về quá trình này.

I. Đàm phán kinh doanh

1. What – Đàm phán là gì?

Trong tiếng Việt, “đàm” có nghĩa là thảo luận và “phán” có nghĩa là ra quyết định. Đàm phán là quá trình mà các bên tham gia đàm phán cùng đưa ra những quyết định mà họ có thể chấp nhận và cùng thống nhất về những việc làm trong tương lai và cách thức tiến hành.

Đàm phán thường xuất hiện ở nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh đến chính trị, và cả trong quan hệ cá nhân. Trong mỗi lĩnh vực, quá trình đàm phán có thể mang những đặc điểm và yếu tố riêng.

Trong kinh doanh, đàm phán thường xoay quanh việc mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Các bên tham gia, bao gồm nhà cung cấp và khách hàng, sẽ thảo luận về các điều khoản như phạm vi sản phẩm, giá cả, điều kiện thanh toán, và các cam kết về chất lượng và dịch vụ.

Đàm phán kinh doanh trong Sales B2B

Trong môi trường kinh doanh B2B (tức là kinh doanh giữa các doanh nghiệp), đàm phán thường phức tạp hơn so với B2C (khi doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng). Các bên tham gia thường có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao, và mục tiêu của họ là đạt được thỏa thuận mang lại lợi ích cho cả hai bên.

Vai trò của đàm phán trong kinh doanh Sales B2B

Đàm phán bán hàng B2B có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là:

• Giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu bán hàng: Đàm phán bán hàng B2B giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu bán hàng, bao gồm doanh số, thị phần, lợi nhuận,…
• Giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Đàm phán bán hàng B2B giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tạo cơ hội hợp tác lâu dài.
• Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh: Đàm phán bán hàng B2B giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, thu hút khách hàng và giữ chân khách hàng.

2. Why – Tại sao Đàm phán kinh doanh là yếu tố không thể thiếu trong Sales B2B?

Trong lĩnh vực Sales B2B (Kinh doanh Doanh nghiệp-Doanh nghiệp), việc đàm phán là một phần không thể thiếu trong quá trình kinh doanh. Trong quá trình tiếp cận và chốt giao dịch, Sales cần phải tương tác và đàm phán với khách hàng để đạt được thỏa thuận mua bán sản phẩm, dịch vụ.

Lý do cho tầm quan trọng của đàm phán kinh doanh trong Sales B2B

1. Đạt được KPI của công ty: Đàm phán kinh doanh giúp Sales B2B đạt được các chỉ tiêu quan trọng như doanh số bán hàng, thị phần và lợi nhuận. Qua việc thương lượng, Sales có thể thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của mình với điều kiện và giá cả có lợi.
2. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Khách hàng B2B thường có những yêu cầu và nhu cầu chuyên sâu hơn so với khách hàng B2C. Đàm phán kinh doanh giúp Sales B2B hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và có thể đáp ứng chúng một cách tốt nhất. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng tỷ lệ thành công trong việc chốt sale.
3. Xây dựng mối quan hệ vững chắc: Đàm phán kinh doanh giúp Sales B2B xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và đáng tin cậy với khách hàng. Qua việc tương tác, Sales có thể hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh tích cực.

3. Who – Đàm phán với ai?

Trong bán hàng B2B, việc đàm phán thường liên quan đến nhiều bên, bao gồm:

1. Người mua:

   • Người mua đại diện cho doanh nghiệp mua hàng và có quyền quyết định việc mua hoặc không mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bán hàng.

2. Người ra quyết định:

   • Người ra quyết định là cá nhân hoặc tổ chức có quyền quyết định cuối cùng về việc mua hàng. Trong một số trường hợp, người mua và người ra quyết định có thể là cùng một người, nhưng đôi khi chúng có thể là những cá nhân hoặc tổ chức khác nhau.

3. Người ảnh hưởng:

   • Người ảnh hưởng là những cá nhân có thể tác động đến quyết định mua hàng của người mua hoặc người ra quyết định. Các người này có thể là nhân viên kỹ thuật, tài chính, marketing hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Để đàm phán hiệu quả trong bán hàng B2B, Sales cần hiểu rõ vai trò của mỗi bên tham gia đàm phán. Điều này giúp Sales xây dựng mối quan hệ tốt và thuyết phục họ đồng ý với thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

Ngoài ra, Sales cần chú ý đến các yếu tố sau khi đàm phán:

• Nhu cầu và mong muốn của khách hàng: Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng để đưa ra các đề xuất phù hợp.
• Chiến lược của doanh nghiệp: Nắm vững chiến lược của doanh nghiệp để đề xuất những giải pháp phù hợp.
• Tình hình thị trường: Đánh giá tình hình thị trường để điều chỉnh đề xuất một cách linh hoạt và phản ứng nhanh chóng.

Lưu ý: Trong trường hợp mời các bộ phận khác hoặc sếp tham gia đàm phán để chốt giao dịch, Sales cần phải là người chủ trì và điều phối quá trình đàm phán để đạt được mục tiêu cuối cùng. Điều này bao gồm phân công vai trò và điều hòa các hoạt động đàm phán để đạt được thỏa thuận cuối cùng.

4. When – Khi nào cần đàm phán kinh doanh

Trong bán hàng B2B, việc đàm phán là cực kỳ quan trọng trong các tình huống sau:

a) Áp lực về thời gian:

Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian là một tài nguyên quý báu. Nếu không có quá trình đàm phán chặt chẽ, thỏa thuận mua bán có thể kéo dài, gây lãng phí thời gian và mất cơ hội kinh doanh.

b) Không cùng mục tiêu:

Doanh nghiệp bán hàng và doanh nghiệp mua hàng thường có các mục tiêu khác nhau. Điều này có thể dẫn đến xung đột quyết định về giá cả, điều khoản hợp đồng và các yếu tố khác. Đàm phán giúp hai bên tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai.

c) Quyền lợi không cân xứng:

Trong một giao dịch, các bên thường có quyền lợi không đồng đều. Đàm phán là cơ hội để cân nhắc và điều chỉnh các điều khoản để đảm bảo sự công bằng và lợi ích cho cả hai bên.

Ngoài ra, còn có những tình huống khác mà đàm phán là không thể thiếu, bao gồm:

• Khi khách hàng có nhu cầu đặc biệt hoặc yêu cầu đặc thù.
• Khi khách hàng cần hỗ trợ kỹ thuật hoặc tư vấn chuyên môn.
• Khi có mong muốn hợp tác lâu dài và cần thiết lập mối quan hệ đối tác ổn định và bền vững.

5. Where – Đàm phán kinh doanh ở đâu

Trong bán hàng B2B, đàm phán thường diễn ra tại nhiều địa điểm khác nhau, bao gồm:

1. Văn phòng của khách hàng: Đây là nơi đàm phán phổ biến nhất trong bán hàng B2B. Sales có thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Thường thì đàm phán tại đây có thể đòi hỏi sự giao tiếp với nhiều bên cùng lúc.
2. Văn phòng của Sales: Trong trường hợp khách hàng ở xa hoặc không có thời gian, Sales có thể mời khách hàng đến văn phòng của mình để tiến hành đàm phán.
3. Các địa điểm khác: Như quán cà phê, nhà hàng, quán nhậu,… cũng có thể được sử dụng cho việc đàm phán bán hàng B2B. Những địa điểm này giúp tạo cảm giác thoải mái, gần gũi hơn cho cả hai bên, giúp việc đàm phán diễn ra một cách thuận lợi.

Ngoài ra, đàm phán trong bán hàng B2B còn có thể thực hiện thông qua các phương tiện truyền thông từ xa như điện thoại, email, video call, Zoom,… Các hình thức này thường được sử dụng khi:

• Khách hàng ở xa.
• Khách hàng có ít thời gian.
• Khách hàng không muốn gặp mặt trực tiếp.

Dù đàm phán diễn ra ở đâu và thông qua phương tiện nào, Sales luôn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, nắm rõ thông tin về khách hàng và sản phẩm, dịch vụ của mình để đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

6. How – Đàm phán như thế nào?

Để biết “cách đàm phán như thế nào”, có một số phương pháp và kỹ năng mà Sales B2B có thể áp dụng:

1. Sử dụng lập luận logic:

   Sales cần đưa ra các lập luận hợp lý và logic để thuyết phục khách hàng về lợi ích của sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đang cung cấp. Việc trình bày dữ liệu và thông tin một cách cụ thể và rõ ràng sẽ giúp tăng tính thuyết phục.

2. Thuyết phục:

   Khả năng thuyết phục là một yếu tố quan trọng trong đàm phán. Sales cần phải sử dụng ngôn từ và cách diễn đạt linh hoạt để tạo ra sự đồng cảm và hiểu biết từ phía khách hàng.

3. Lắng nghe và hiểu quan điểm của các bên:

   Việc lắng nghe và hiểu quan điểm của khách hàng cũng như các bên liên quan là cực kỳ quan trọng trong quá trình đàm phán. Sales cần dành thời gian để nghe và hiểu rõ những gì khách hàng muốn và cần, từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp.

4. Tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho tất cả:

   Một trong những mục tiêu quan trọng của đàm phán là tìm kiếm giải pháp win-win, tức là một giải pháp mà cả hai bên đều hài lòng và có lợi. Sales cần tích hợp các yếu tố như giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán để đạt được một thỏa thuận lợi ích cho cả hai bên.

II. Kết luận

Trong bán hàng B2B, đàm phán là chìa khóa để đạt được mục tiêu kinh doanh. Sales cần áp dụng lập luận logic, thuyết phục và lắng nghe để tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên. Đàm phán không chỉ là quy trình, mà còn là nghệ thuật, nơi Sales có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp thông qua mối quan hệ với khách hàng.