Quy trình đàm phán chuyên nghiệp trong kinh doanh B2B

Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trước cánh cửa của một cuộc đàm phán quan trọng. Đàm phán không chỉ đơn thuần là việc trao đổi ý kiến, mà còn là một cuộc chiến chiến lược, nơi mà mỗi nước cờ được đặt một cách cẩn thận để đạt được mục tiêu mong muốn. Từ thương mại đến giao tiếp cá nhân, đàm phán là nền tảng của mọi mối quan hệ và quyết định. Để thắng lợi trong cuộc đàm phán này, không thể không có một quy trình chuyên nghiệp và có cấu trúc. Hãy cùng khám phá quy trình đàm phán chuyên nghiệp với những bước quan trọng dưới đây.

I. Chuẩn bị trước cuộc đàm phán (Prepare)

1.1 Xác định mục tiêu đàm phán và cách đạt được mục tiêu?

1.1.1 Xác định mục tiêu của mình và của khách hàng:

Trong quá trình chuẩn bị cho cuộc đàm phán, việc xác định mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được từ cuộc đàm phán, cũng như hiểu rõ mục tiêu của khách hàng.

Xác định thêm xem khách hàng thuộc mô tiếp mua hàng nhóm tính cách nào trong DISC. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách họ tương tác, quyết định và ứng phó trong một cuộc đàm phán. Điều này giúp bạn điều chỉnh phương pháp tiếp cận và giao tiếp của mình sao cho phù hợp nhất với tính cách của khách hàng.

Nghiên cứu: Tìm hiểu về đối tác để hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của họ.
Đặt câu hỏi: Hỏi về mục tiêu và mong muốn của khách hàng trước cuộc gặp.
Phân tích lợi ích: Xác định lợi ích cụ thể mà cả hai bên muốn đạt được từ cuộc đàm phán.
So sánh và đàm phán: Tìm điểm tương đồng và tạo ra kế hoạch đàm phán linh hoạt để đạt được mục tiêu của cả hai bên.

Nhớ rằng, “Mục tiêu” chính là yếu tố cốt lõi nhất trong một cuộc đàm phán, và việc hiểu rõ nó cũng như mục tiêu của khách hàng sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng thành công của cuộc gặp gỡ.

1.1.2. Các yếu tố cần chuẩn bị cho cuộc đàm phán bán hàng:

Khi chuẩn bị cho một cuộc đàm phán bán hàng, có ba yếu tố cần được xem xét và chuẩn bị kỹ lưỡng:

Thông tin: Thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đang đàm phán. Điều này bao gồm tính năng, ưu điểm, giá cả, điều kiện hợp đồng và bất kỳ thông tin nào liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
Chiến lược: Phát triển một chiến lược đàm phán rõ ràng và có mục tiêu. Xác định mục tiêu bán hàng cụ thể mà bạn muốn đạt được từ cuộc đàm phán và lập kế hoạch để đạt được nó. Điều này có thể bao gồm việc xác định mức giá tối đa hoặc tối thiểu bạn sẵn lòng chấp nhận, các điều kiện và điều khoản quan trọng, cũng như các chiến lược thương lượng cụ thể.
Nhiệm vụ/vai trò: Xác định rõ vai trò của mình trong cuộc đàm phán và nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn đạt được. Bạn có thể đàm phán dưới vai trò là người bán hàng, người môi giới hoặc đại diện cho doanh nghiệp của mình. Quan trọng là phải hiểu rõ mình đại diện cho ai và mục tiêu cụ thể mà bạn đang cố gắng đạt được trong cuộc đàm phán này.

1.1.3. Nhận biết các mối quan tâm cơ bản:

Nhận biết các mối quan tâm cơ bản của khách hàng và doanh nghiệp

Trong đó định hướng: Thành công đến từ sự hợp tác là

Cần nhận biết các nhu cầu thật sự của mình và của khách hàng.
Có được các đề xuất để hai bên cùng đạt được lợi ích

Vậy việc xác định mục tiêu trước khi đàm phán, các yếu tố chuẩn bị, định hướng thành công đến thì sự hợp tác là công tác chuẩn bị quan trọng của Sales B2B trong quá trình chuẩn bị đàm phán bán hàng.

1.2. Nghiên cứu khách hàng trước khi đàm phán

Trong quy trình đàm phán không thể thiếu bước nghiên cứu và thấu hiểu khách hàng. Việc nghiên cứu về khách hàng trước cuộc đàm phán đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cho bạn trong quá trình đàm phán.

1.2.1. Hiểu tổng quan về khách hàng

Hiểu công ty khách hàng (ICP: khách hàng lý tưởng)
Người ra quyết định (Buyer Persona)
Xác định nhóm tính cách của người gặp (DISC)
Xem lịch sử đã làm việc với công ty (Sales history)
Quy trình mua hàng của khách hàng (Buyer Process)
Tiêu chí chọn nhà cung cấp của khách hàng (Bộ tiêu chí chọn NCC)

1.2.2. Hiểu trạng thái của khách hàng

Yêu cầu: đã cung cấp đầy đủ yêu cầu sản phẩm, giải pháp chưa?
Vai trò của khách hàng trong việc quyết định
Hiện trạng, mong muốn, lo lắng, nỗi đau khách hàng này gặp phải
Đối thủ tham gia tư vấn khách hàng này là ai?

Việc nghiên cứu kỹ lưỡng sẽ giúp bạn hiểu rõ nhu cầu, mong muốn, mục tiêu và khả năng của khách hàng. Từ đó, bạn có thể đưa ra những đề xuất phù hợp và thuyết phục, giúp đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

Dưới đây là một số thông tin cần nghiên cứu về khách hàng trước khi đàm phán:

Quy trình nghiên cứu khách hàng trước khi đàm phán

Nhu cầu và mong muốn: Khách hàng đang cần gì? Họ mong muốn gì ở sản phẩm/dịch vụ của bạn?
Mục tiêu: Khách hàng muốn đạt được điều gì khi mua sản phẩm/dịch vụ của bạn?
Khả năng tài chính: Khách hàng có khả năng chi trả bao nhiêu cho mua sản phẩm/dịch vụ của bạn?
Tình hình kinh doanh: Khách hàng đang hoạt động trong lĩnh vực nào? Tình hình kinh doanh của họ ra sao?
Tính cách và phong cách: Khách hàng là người như thế nào? Họ có phong cách kinh doanh như thế nào?

1.2.3. Tìm hiểu khách hàng

Bạn có thể thu thập thông tin về khách hàng thông qua nhiều nguồn, bao gồm:

Trang web của khách hàng: Trang web của khách hàng thường cung cấp nhiều thông tin hữu ích, chẳng hạn như thông tin về sản phẩm/dịch vụ, thông tin về công ty, thông tin về đội ngũ nhân sự,…
Mạng xã hội: Mạng xã hội là một nguồn thông tin phong phú về khách hàng. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về khách hàng trên các trang mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, Twitter,…
Gặp gỡ riêng trực tiếp bên ngoài: Gặp gỡ trực tiếp bên ngoài với khách hàng là cách tốt nhất để hiểu rõ về họ trước khi đàm phán chính thức. Trong cuộc gặp gỡ, bạn có thể đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với khách hàng để thu thập thông tin.

Việc nghiên cứu khách hàng trước khi đàm phán sẽ giúp bạn có được những lợi ích sau:

Tự tin và chủ động: Khi bạn hiểu rõ về khách hàng, bạn sẽ cảm thấy tự tin và chủ động hơn trong cuộc đàm phán.
Đưa ra những đề xuất phù hợp: Bạn có thể đưa ra những đề xuất phù hợp với nhu cầu, mong muốn và khả năng của khách hàng.
Thuyết phục khách hàng dễ dàng hơn: Khi bạn hiểu rõ về khách hàng, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục họ hơn.

Vì vậy, hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng trước khi đàm phán. Đây là một bước quan trọng giúp bạn đạt được thành công trong cuộc đàm phán.

1.3. Lập kế hoạch đàm phán với khách hàng

Một bước quan trọng không thể bỏ qua trong quy trình đàm phán, đó là việc lập kế hoạch cẩn thận sau khi bạn đã hoàn tất việc nghiên cứu về khách hàng. Kế hoạch đàm phán sẽ là cẩm nang chỉ đường cho bạn trong cuộc gặp và giúp bạn đạt được mục tiêu mong muốn một cách hiệu quả.

Dưới đây là những điều cần có trong kế hoạch đàm phán:

Quy trình lập kế hoạch đàm phán với khách hàng

Mục tiêu đàm phán: Xác định rõ mục tiêu của bạn trong cuộc đàm phán, có thể là ký kết hợp đồng, thỏa thuận về giá cả, hoặc thời gian giao hàng.
Các vấn đề cần thảo luận: Đưa ra danh sách các vấn đề bạn muốn đàm phán với khách hàng, bao gồm giá cả, thời gian giao hàng, và điều khoản thanh toán.
Vị thế của bạn và khách hàng: Phân tích vị thế của cả hai bên trong cuộc đàm phán và cách mà nó ảnh hưởng đến quá trình thảo luận và thỏa thuận.
Chiến lược và chiến thuật đàm phán: Xác định những chiến lược và chiến thuật bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình.
Kịch bản đàm phán: Dự tính các tình huống có thể xảy ra và cách bạn sẽ ứng phó với chúng, giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống.

Xem thêm:

Kế hoạch đàm phán giúp bạn:

Chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống.
Đạt được mục tiêu của mình.
Tăng khả năng thành công trong cuộc đàm phán.

II. Khởi động đàm phán (Start)

2.1. Mở đầu (opening)

Mở đầu là bước quan trọng trong quy trình đàm phán. Việc thực hiện một mở đầu tốt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng với khách hàng và đặt mình vào vị thế chủ động.

Các bước thực hiện mở đầu:

Chào hỏi và giới thiệu: Tạo sự tôn trọng và thiện chí đối với khách hàng, đồng thời xác định mục tiêu đàm phán.
Xây dựng mối quan hệ: Tạo không khí thân thiện và cởi mở, đồng thời tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Trình bày mục đích: Trình bày rõ ràng mục đích của cuộc đàm phán để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Mở đầu là bước quan trong mỗi cuộc đàm phán

2.2. Thảo luận đàm phán (discuss)

Thảo luận trong cuộc đàm phán là bước tiếp theo quan trọng sau phần mở đầu. Tại đây, bạn cùng khách hàng thảo luận về các vấn đề cần giải quyết. Thảo luận thành công sẽ giúp bạn hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó đưa ra những đề xuất phù hợp và đạt được mục tiêu đàm phán.

Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng: Lắng nghe cẩn thận và đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.
Trình bày đề xuất của bạn: Trình bày đề xuất của bạn một cách rõ ràng và thuyết phục, giải thích lý do và sử dụng bằng chứng cụ thể.
Lắng nghe phản hồi của khách hàng: Lắng nghe cẩn thận và thể hiện sự tôn trọng đối với phản hồi của khách hàng.
Đề xuất giải pháp thỏa hiệp: Nếu cần, đề xuất giải pháp thỏa hiệp để đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

Đối với vấn đề giá cả:

Khách hàng: “Chúng tôi muốn giá cả thấp hơn.”
Bạn: “Tôi hiểu rằng giá cả là một yếu tố quan trọng. Chúng tôi có thể cung cấp giá cả thấp hơn nếu anh/chị đồng ý với các điều khoản sau: [liệt kê các điều khoản].”

Đối với vấn đề thời gian giao hàng:

Khách hàng: “Chúng tôi cần thời gian giao hàng nhanh hơn.”
Bạn: “Chúng tôi có thể giao hàng nhanh hơn nếu anh/chị đồng ý với các điều khoản sau: [liệt kê các điều khoản].”

2.3. Thông điệp hợp tác trong đàm phán (signal)

Thông điệp hợp tác trong đàm phán (SIGNAL) là cách để xây dựng mối quan hệ hợp tác với khách hàng, giúp bạn đạt được mục tiêu đàm phán một cách hiệu quả hơn.

Các thông điệp hợp tác trong đàm phán bao gồm:

Tôn trọng: Thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và ý kiến của họ.
Tích cực: Thể hiện sự tích cực và thiện chí trong quá trình đàm phán.
Linh hoạt: Sẵn lòng thay đổi để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Cùng có lợi: Tập trung vào tìm kiếm giải pháp thỏa mãn lợi ích của cả hai bên.
Cởi mở: Chia sẻ thông tin và lắng nghe ý kiến của khách hàng.
Trách nhiệm: Thể hiện sự trách nhiệm trong quá trình đàm phán.

Để luyện tập sử dụng thông điệp hợp tác trong đàm phán, bạn có thể thực hành với người khác và tập trung vào thể hiện sự tôn trọng, tích cực, linh hoạt và trách nhiệm.

III. Đàm phán (Negotiation)

3.1. Đưa ra đề xuất (Propose)

Đưa ra đề xuất (Propose) là bước quan trọng trong quy trình đàm phán. Đề xuất của bạn cần phản ánh nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đồng thời phải mang lại lợi ích cho cả hai bên.

Các bước đưa ra đề xuất:

Tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng: Lắng nghe và đặt câu hỏi để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Lựa chọn phương án phù hợp: Chọn phương án đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Trình bày đề xuất: Thể hiện sự tự tin và thuyết phục, giải thích lý do tại sao đề xuất của bạn là phù hợp và có lợi cho cả hai bên.

Các lưu ý khi đưa ra đề xuất:

Đề xuất cần rõ ràng, cụ thể: Trình bày đề xuất một cách rõ ràng, cụ thể để khách hàng dễ hiểu và so sánh.
Đề xuất cần có lợi cho cả hai bên: Đảm bảo đề xuất của bạn mang lại lợi ích cho cả bạn và khách hàng để tạo lòng tin và thiện chí.
Đề xuất cần linh hoạt: Sẵn lòng thay đổi để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

3.2. Đưa ra đề nghị (Offer)

Đề xuất (Propose) và đề nghị (Offer) là hai khái niệm tương tự, nhưng có những điểm khác biệt cơ bản:

Đề xuất: Là ý tưởng hoặc giải pháp tổng quát, chưa cụ thể hóa. Thường được đưa ra để thu hút sự quan tâm hoặc ý kiến đóng góp từ mọi người.
Đề nghị: Là ý tưởng hoặc giải pháp cụ thể và có thể thực hiện được. Thường được đưa ra trong quá trình đàm phán, với mục đích đạt được thỏa thuận với bên đối tác.

Ví dụ:

Đề xuất:

Khách hàng: “Chúng tôi muốn giá cả thấp hơn.”

Bạn: “Em hiểu rằng giá cả là một vấn đề quan trọng đối với anh/chị. Bên có thể cung cấp giá cả thấp hơn nếu anh/chị đồng ý với một số điều khoản sau:

Giá giảm nếu anh/chị đặt hàng số lượng lớn.
Giá giảm nếu anh/chị thanh toán trước.
Giá giảm nếu anh/chị ký hợp đồng dài hạn.”

Đề nghị:

Khách hàng: “Chúng tôi muốn giá cả thấp hơn.”

Bạn: “Tôi hiểu rằng giá cả là một vấn đề quan trọng đối với anh/chị. Chúng tôi có thể cung cấp giá cả thấp hơn nếu anh/chị đồng ý với một số điều khoản sau:

Giá giảm 5% nếu anh/chị đặt hàng số lượng lớn.
Giá giảm 10% nếu anh/chị thanh toán trước.
Giá giảm 15% nếu anh/chị ký hợp đồng dài hạn.”

3.3. Thương lượng (Pargain)

Thương lượng là giai đoạn căng thẳng nhất trong đàm phán, khi bạn phải hy sinh và nhận lại.

Nguyên tắc quan trọng là việc hy sinh hoặc nhận lại đều đi kèm với điều kiện. “Nếu tôi đồng ý với đề xuất X, thì tôi sẽ nhận lại Y.” Hãy áp dụng mô hình “Đòi, Hỏi, Xin, Cho”.

Ở bước đề xuất, bạn đưa ra các dự kiến. Ở bước đề nghị, bạn chọn lọc và đưa ra đề nghị hy vọng phù hợp với cả hai bên. Tuy nhiên, khách hàng thường so sánh, đòi hỏi, và thương lượng nhiều hơn. Do đó, ở bước thương lượng, chúng ta cần củng cố các đề xuất một lần nữa, tuân theo nguyên tắc hy sinh và nhận lại. Tham khảo ngay khoá học “Kỹ năng đàm phán bán hàng” để biết được những nguyên tắc giúp bạn thương lượng hiệu quả nhất. Khoá học được triển khai trên nền tảng e-learning hiện đại.

IV. Kết luận

Trong cuộc đàm phán, việc áp dụng một quy trình chuyên nghiệp và có cấu trúc là chìa khóa để đạt được kết quả mong muốn. Từ việc nắm bắt thông tin đến xác định mục tiêu và sử dụng các chiến lược đàm phán hiệu quả, mỗi bước đều đóng góp vào sự thành công của cuộc gặp. Quan trọng hơn nữa, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tự tin trong quá trình thảo luận không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được thỏa thuận mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của bạn.