Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh – Tưởng không dễ mà dễ không tưởng

Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh là cơ sở cho quá trình bán hàng của công ty. Cơ cấu tổ chức tốt sẽ mang lại hiệu quả cao cho quá trình bán hàng. Vậy làm thế nào để xây dựng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh phù hợp. Bài viết dưới đây sẽ giúp giải đáp những thắc mắc về vấn đề này.

Cơ cấu tổ chức kém tạo ra những chuỗi xung đột khó hiểu trong công ty. Nó gây ra sự nhầm lẫn giữa các vai trò công việc, thiếu sự phối hợp giữa các chức năng. Nhân viên từ chối chia sẻ ý kiến, quản lý chậm ra quyết định, tạo sự căng thẳng cao.

Khó khăn trong việc đưa ra các phương án kinh doanh

Phòng kinh doanh luôn là bộ phận giữ vai trò vô cùng quan trọng trong mọi công ty. Vì thế, nếu xây dựng phòng kinh doanh không đạt CHUẨN thì công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Nếu cơ cấu phòng kinh doanh không phù hợp, bộ phận này sẽ không đóng góp nhiều cho doanh nghiệp. Phòng kinh doanh sẽ không thể đề xuất những phương án kinh doanh phù hợp. Hoặc nếu có, những phương án này cũng thường sẽ không hiệu quả, tốn kém quá nhiều chi phí.

Khó khăn trong báo cáo tiến độ làm việc

Công việc báo cáo luôn là một khâu quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Để việc quản lý trở nên hiệu quả, phòng kinh doanh cũng cần lập các bản báo cáo định kỳ. Một phòng kinh doanh với cơ cấu tệ hại sẽ luôn có một bản báo cáo chẳng ra gì.

Hậu quả của nó thì nhiều vô kể:

Trở ngại trong việc nghiên cứu và phát triển phòng kinh doanh

Bên cạnh đó, sơ đồ tổ chức không tốt sẽ cản trở sự phát triển của phòng kinh doanh:

Xung đột các mức độ ưu tiên do năng lực quản lý kém

Ngày nay, các công nghệ được cập nhật liên tục, những chuẩn mực xã hội cũng không ngừng thay đổi. Đây là những thách thức đối với các nhà lãnh đạo.

Họ phải sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi. Nếu không thể, họ sẽ bị nuốt chửng bởi những đối thủ nhanh nhẹn hơn. Sự thích ứng này sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thiết kế một tổ chức là một nhiệm vụ phức tạp và tốn kém. Theo các chuyên gia, có ít hơn 25% nỗ lực tái thiết kế doanh nghiệp thành công.

Chìa khóa để thành công chính là xác định năng lực quản trị của các cấp lãnh đạo. Đây là yếu tố góp phần giúp doanh nghiệp định hướng phát triển và hoạt động trơn tru

Xung đột chức năng, mục tiêu

Việc xung đột chức năng diễn ra bởi một trong các nguyên nhân sau. Một là các công cụ, chỉ số đo lường bị sai lệnh. Hai là các biện pháp khuyến khích phát triển vô tình thúc đẩy sự cạnh tranh dẫn đến xung đột.

Các chỉ số và chính sách khuyến khích giữ vai trò vô cùng quan trọng. Chúng xác định những vấn đề cần thiết với tổ chức, sắp xếp công việc giữa các nhóm nhân sự.

Chỉ số và chích sách tốt sẽ đảm bảo mọi người làm việc hướng đến kết quả tốt nhất. Và nếu các chính sách hoặc thước đo không phù hợp, nó sẽ tạo ra xung đột, mâu thuẫn.

Xây dựng vị trí không hợp lý

Trước hết, các doanh nghiệp cần lưu ý điều này. Nơi làm việc nên thiết kế dựa trên kết quả mong muốn, không phải dựa vào khả năng làm việc.

Một số doanh nghiệp xác định giá trị của vị trí bằng tổng những gì người phụ trách hoàn thành. Tuy nhiên, cách này rất dễ đánh giá sai tầm quan trọng của vị trí đó.

Nếu người chịu trách nhiệm hoạt động hiệu quả, vị trí đó trở nên có trọng lượng trong tổ chức. Ngược lại, vai trò bị xem là ít quan trọng khi người chịu trách nhiệm hoạt động không hiệu quả.

Xác định sai tầm kiểm soát

Tầm kiểm soát thường dựa trên hai yếu tố:

Đây là công việc có tính phức tạp hoặc rủi ro cao, thường đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ. Thông thường, tầm kiểm soát của nhà quản lý phải được thu hẹp để đảm bảo hiệu suất cao. Đối với những công việc tiêu chuẩn có xu hướng lặp đi lặp lại, nhân viên phải tự chủ hơn. Khi đó tầm kiểm soát của người quản lý cũng được giãn ra.

Mô hình dây chuyền - The Assembly Line

Mô hình này gồm bốn nhóm chính:

Ứng dụng:

Mô hình hòn đảo - The Island

Đây là sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh theo kiểu truyền thống. Trong đó mục tiêu của nhân viên là bán được càng nhiều sản phẩm và dịch vụ càng tốt. Tuy nhiên, có rất ít tổ chức áp dụng mô hình này.

Ứng dụng:

Mô hình nhóm - The Pod

Mô hình này tương tự với mô hình dây chuyền. Điểm khác biệt chính là mô hình này có thêm các nhóm chức năng chéo. Mỗi nhóm sẽ quản lý toàn bộ phễu bán hàng cùng với các thành viên của mình. Các thành viên trong nhóm đóng các vai trò khác nhau.

Ứng dụng:

Đến thời điểm nhất định, doanh nghiệp cần xem lại cách làm việc và tổ chức nhân sự của mình. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần sơ đồ tổ chức tương ứng với văn hóa doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp mở rộng, cơ cấu tổ chức sẽ lớn hơn, hệ thống phân cấp sẽ chặt chẽ hơn. Mỗi bộ phận nên được phân công rõ ràng và từng chức năng phải được xác định cụ thể.

Điều quan trọng là phải lựa chọn cơ cấu phù hợp với chiến lược và môi trường của doanh nghiệp. Có như thế thì doanh nghiệp mới có thể hoạt động tốt nhất.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay không còn chuộng cấu trúc sơ đồ cây truyền thống. Thay vào đó, cơ cấu tổ chức thường giống một trung tâm bánh xe hoặc nan hoa. Điều này giúp cho toàn bộ quá trình ra quyết định được tập trung về một đầu mối.

Phân tích thực trạng

Việc phân tích thực trạng sẽ giúp doanh nghiệp nắm tổng quát lại tình hình hoạt động. Từ đây, những bất cập sẽ được nhận định một cách rõ ràng hơn.

Quá trình này sẽ tổng hợp các ý kiến sau:

Phân tích mục tiêu

Từ các kỳ vọng, doanh nghiệp sẽ cụ thể hóa nó thành các mục tiêu. Với mỗi mục tiêu, doanh nghiệp cần làm rõ những ý như sau:

Định biên nhân sự

Bước này đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh. Thông qua định biên nhân sự, doanh nghiệp sẽ tuyển dụng, đào tạo nhân sự đúng theo nhu cầu. Từ đó, doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả hơn.

Khi tiến hành định biên nhân sự, doanh nghiệp cần chú ý đến 3 nguyên tắc vàng như sau:

Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí

Mục đích của bảng mô tả công việc là giúp doanh nghiệp xác định rõ các yếu tố sau:

Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Sau khi xác định hệ thống chức danh, nhiệm vụ, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng khung năng lực. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng bộ khung năng lực riêng hoặc lựa chọn bộ khung có sẵn. Thông thường, nó sẽ bao gồm ba nhóm năng lực như sau:

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần định nghĩa và phân chia các cấp độ cho từng năng lực. Sau đó, doanh nghiệp tổng hợp lại tất cả năng lực cần có thành bộ từ điển năng lực.

Với bộ từ điển, doanh nghiệp sẽ xác định tiêu chuẩn năng lực phù hợp cho từng vị trí. Quá trình xác định phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh.

Cuối cùng, mỗi công việc đều có một bộ năng lực nhất định và các cấp yêu cầu tương ứng. Đây chính là khung năng lực cho từng vị trí công việc

Xây dựng KPI

KPI thường được chia làm hai loại:

Tầng lớp quản lý là bộ phận chịu trách nhiệm cho các KPI chiến lược. Họ phải đề ra các KPI chiến thuật cho cấp dưới thực thi nhằm đạt được mục tiêu chiến lược.

Hệ thống báo cáo công việc

Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần có hệ thống báo cáo theo ngày/tuần/tháng. Với nó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tiến độ, xác định công việc đã hoàn thành hay chưa. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các phương pháp xử lý thích hợp.

Hệ thống báo cáo cũng giúp người quản lý kiểm soát toàn diện hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ biết được mình đã làm được gì, đạt mục tiêu hay chưa.

Chính sách lương, phúc lợi

Đây là bước cuối cùng của quy trình xây dựng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh. Liên quan đến các chính sách về lương, thưởng, phúc lợi, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:

Trên đây là toàn bộ những vấn đề liên quan đến sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh. Hi vọng bài viết trên giúp các doanh nghiệp định hình và lựa chọn cơ cấu phù hợp nhất. Nếu có thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với SalesDesign nhé.