Làm sao để đào tạo nhân viên mới đạt hiệu quả tốt nhất? Chắc hẳn đây cũng là nỗi lo của nhiều doanh nghiệp trong mỗi đợt tuyển dụng nhân sự. Bởi việc tuyển nhân sự phù hợp đã khó, việc đào tạo cho nhân sự mới lại càng khó hơn. Vậy làm sao để hạn chế tình trạng này? Hãy cùng xem bài viết của SalesDesign: Quy trình đào tạo nhân viên mới – Onboarding 5 bước hiệu quả.
Onboarding là gì? Định nghĩa về quy trình đào tạo nhân viên mới?
Onboarding được hiểu là đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quy trình giúp những người mới tiếp xúc, làm quen và hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp lẫn công việc để tự tin cống hiến năng lực.
Qua đó, nhân viên mới sẽ được tiếp thu nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… cần thiết. Nhân viên mới càng hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc càng được nâng lên. Và nhờ đó, đóng góp của họ cho doanh nghiệp cũng tăng đáng kể.
Tại sao cần phải có một quy trình đào tạo nhân viên mới?
Dù ở lĩnh vực nào thì công tác tuyển dụng, đào tạo luôn đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Tuyển dụng hiệu quả thì mới có thể tìm ra nhân viên phù hợp với văn hóa công ty. Tuyển thành công rồi thì phải có phương pháp đào tạo để họ thích nghi với môi trường làm việc.
Vì thế, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả. Đây là một trong những giải pháp phát triển doanh nghiệp rất cần thiết. Để có thể thực hiện được điều này, công ty cần có sự chuẩn bị chu đáo và cẩn thận.
Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ đem lại những lợi ích như sau:
- Giúp nhân viên mới bớt căng thẳng, phát huy tối đa năng lực.
- Nâng cao hiệu quả làm việc, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
- Giữ chân nhân viên mới, cho họ thấy việc lựa chọn công ty là điều đúng đắn.
- Giảm bớt chi phí đào tạo, quản lý thời gian hiệu quả
Các tiêu chí đánh giá một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả
Định hướng công việc rõ ràng cho nhân viên mới
Thông thường, mỗi nhân viên mới sẽ được đảm nhận một vị trí công việc khác nhau. Bộ phận nhân sự sẽ phải hướng dẫn để họ biết được cụ thể công việc mình cần thực hiện.
Do đó, doanh nghiệp cần có một chương trình cụ thể để định hướng công việc cho nhân viên mới. Dựa vào đó, những nhân viên mới sẽ có cơ hội phát huy hết năng lực khi làm việc. Nếu thực hiện được điều này, thời gian và chi phí đào tạo sẽ được rút ngắn đáng kể.
Môi trường và văn hóa doanh nghiệp gần gũi, thân thiện
Xây dựng môi trường và văn hóa doanh nghiệp gần gũi, thân thiện là công việc ưu tiên hàng đầu khi tiến hành đào tạo nhân lực. Theo đó, mỗi nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt được lịch sử hình thành, văn hóa và giá trị của doanh nghiệp. Từ đó, họ hòa nhập và thích ứng nhanh chóng, dễ dàng phát huy năng lực bản thân.
Một trong những cách tạo bầu không khí gần gũi chính là giới thiệu nhân viên mới trước mọi người. Cách này giúp nhân viên mới có tâm lý thoải mái khi họ chính thức làm việc ở công ty.
Doanh nghiệp làm tốt điều này sẽ góp phần tạo ra sự gắn kết và xây dựng được những mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong công ty. Sự hoà nhập nhanh chóng sẽ tạo ra năng suất làm việc hiệu quả.
Tốc độ tiếp thu và phát huy của nhân viên mới
Một tiêu chí nữa trong lộ trình đào tạo nhân viên mới chính là hỗ trợ họ một cách tối đa nhất trong thời gian đầu làm việc. Doanh nghiệp phải cung cấp các thiết bị cần thiết để nhân viên mới có thể đáp ứng công việc. Và việc đào tạo các kỹ năng chuyên môn phù hợp cũng phải được doanh nghiệp bố trí thực hiện.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần khơi được sự thích thú và động lực của nhân viên mới đối với kế hoạch phát triển của công ty. Động lực được tạo ra thì doanh số cũng như năng suất làm việc sẽ được tăng lên.
Tiết kiệm thời gian cho người quản lý
Quá trình đào tạo và định hướng cho nhân sự mới nếu triển khai tốt sẽ giúp người quản lý tiết kiệm tối đa thời gian đào tạo. Lúc này, họ chỉ cần hỗ trợ và giúp đỡ khi nhân viên mới gặp sự cố trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, tính hiệu quả trong việc quản lý nhân viên cũng được phát huy. Họ chỉ cần củng cố lại về các khái niệm trong các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp.
Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả chỉ với 5 bước
Chuẩn bị môi trường làm việc
Sau khi đã lựa chọn được các ứng viên tiềm năng, người phụ trách nhân sự cần gửi mail tới tất cả phòng ban liên quan. Những phòng ban này sẽ có thời gian để chuẩn bị mọi thứ chu đáo nhất. Hai yếu tố cần chuẩn bị là: các trang thiết bị cơ bản và kế hoạch đào tạo cụ thể.
Việc chuẩn bị đầy đủ cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ tạo không khí thân thiện và thoải mái cho họ khi bắt đầu làm việc ở một môi trường mới. Dưới đây là những gợi ý sau nhỏ cho doanh nghiệp:
- Chuẩn bị sổ tay và bút viết
- Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
- Chuẩn bị hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
- Chuẩn bị những thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
Chào đón nhân viên mới
Mỗi doanh nghiệp nên có một quy tắc chào đón dành cho nhân viên mới. Điều này sẽ tạo cho họ cảm giác thoải mái và sự thân thiện dễ dàng hoà nhập.
Việc chào đón có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như
- Tổ chức một buổi gặp mặt thân mật dành cho tất cả các nhân viên mới. Điều này tạo cơ hội làm quen giữa nhân viên cũ và nhân viên mới với nhau.
- Sắp xếp nhân viên hướng dẫn người mới ngay từ những ngày đầu để họ không bị bỡ ngỡ.
- Hướng dẫn vị trí làm việc cho nhân viên mới và các phòng ban chức năng. Điều này giúp cho họ nhanh chóng làm quen với một môi trường làm việc mới.
- Phát huy văn hóa doanh nghiệp thông qua sự thân thiện chào đón người mới của các nhân viên cũ..
Đào tạo các thông tin chung và định hướng nghề nghiệp
Đội ngũ quản lý cần chuẩn bị các thông tin về doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên mới. Điều này giúp họ nắm bắt được những thông tin chung về doanh nghiệp, các cấp quản lý, quản trị. Từ đó, nhân viên mới sẽ hoạch định được kế hoạch cho việc phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
Những thông tin mà doanh nghiệp nên chia sẻ trong quy trình đào tạo nhân viên mới, bao gồm:
- Tổng quan về lịch sử công ty và lịch sử hoạt động.
- Mục tiêu làm việc, quy định, nguyên tắc và chính sách của công ty.
- Quy trình làm việc cụ thể từ lý thuyết và thực tiễn áp dụng.
- Thông tin liên hệ như email, điện thoại và trang web.
Đào tạo kiến thức chuyên môn
Tùy vào mỗi vị trí mà nhân viên mới sẽ được đào tạo những kỹ năng chuyên môn riêng. Điều này giúp họ bước đầu hình thành tác phong làm việc và dần trở nên chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sẽ giúp tăng hiệu quả trong kinh doanh.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tạo điều kiện cho nhân viên mới có thể học hỏi các kiến thức, kỹ năng cơ bản ngoài chuyên môn. Điều này giúp họ được học hỏi nhiều, cải thiện năng lực bản thân. Doanh nghiệp cũng được hưởng lợi vì xây dựng được đội ngũ nhân viên linh hoạt, đầy năng lực.
Các kiến thức cần cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình này bao gồm:
- Tổng quan về dịch vụ, sản phẩm, thị trường của công ty.
- Kiến thức cơ bản về vị trí mà nhân viên đảm nhận.
- Nội dung công việc và đặc trưng riêng của vị trí làm việc.
- Kiến thức nâng cao cần có hoặc được đào tạo ngắn hạn.
- Những kỹ năng mềm cần thiết như giao tiếp, thuyết phục khách hàng hoặc làm việc nhóm.
Đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới
Sau khi kết thúc đào tạo, bộ phận quản lý sẽ có buổi nói chuyện với nhân viên mới. Đây là cơ hội để họ bày tỏ suy nghĩ cũng như tiếp thu ý kiến đóng góp của phía quản lý để phát triển khả năng làm việc của họ.
Ngoài ra, việc đánh giá này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về năng lực nhân viên mới. Từ đó doanh nghiệp xây dựng được hướng phát triển dựa trên các yêu cầu, nguyện vọng của nhân viên. Đồng thời, sự đánh giá giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn trong quy trình đào tạo nhân viên mới.
Những lưu ý khi thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin chính sách, quy định cần phổ biến ngay từ đầu. Chú ý đảm bảo nhân viên mới nắm thông tin để không vi phạm trong những ngày đầu đi làm.
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị các công cụ, thiết bị cần có cho công việc của các nhân viên mới. Điều này sẽ làm cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón và thoải mái hơn.
- Cần chú ý tránh sự lúng túng, thiếu chuyên nghiệp trong việc chào đón nhân viên mới. Nếu không, doanh nghiệp sẽ để lại ấn tượng không tốt cho nhân viên mới.
- Cần thể hiện giá trị văn hoá doanh nghiệp để nhân viên mới có cái nhìn ấn tượng, tích cực. Từ đó, họ mới hứng thú muốn được phát triển trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và nhân văn.
- Người quản lý, người hướng dẫn cần có đủ kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để có thể đảm đương trọng trách hướng dẫn và truyền đạt thông điệp rõ ràng cho nhân sự mới. Ngoài ra, người quản lý phải tạo được cầu nối gắn kết nhân viên mới với môi trường tập thể.
Tổng kết
Quy trình đào tạo nhân viên mới có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các tiêu chí và yêu cầu cụ thể để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp bỏ túi thêm những kiến thức bổ ích!
