The assembly line – Mô hình dây chuyền khi xây dựng phòng kinh doanh

Đối với mỗi doanh nghiệp, thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức cho phòng kinh doanh phù hợp là thách thức đặt ra đối với bất kỳ nhà quản lý nào. Dù quản lý một doanh nghiệp lớn hay một đội nhóm cực nhỏ thì một cơ cấu tổ chức ổn định và phù hợp sẽ giúp quá trình vận hành suôn sẻ hơn mà không cần nhiều sự giám sát, đốc thúc. Và mô hình The assembly line – Mô hình dây chuyền là một trong những cách thức quản lý doanh nghiệp nên tham khảo

Tại sao phải xây dựng quy trình hoạt động cho phòng kinh doanh

Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của từng nhóm riêng lẻ trong bộ phận kinh doanh, cần có một sơ đồ quy trình cụ thể mà các nhân viên bán hàng có thể sử dụng để hiểu và thực hiện các công việc cần thiết và nếu cần có thể hỗ trợ lẫn nhau.

Khi các yếu tố về năng lực nhân sự kỹ năng và trình độ chuyên môn tốt thì phòng kinh doanh cần tận dụng những điều đó, nhờ quản lý để chi đạo nhân viên làm việc theo một quy trình để tận dụng tối đa thế mạnh này thúc đẩy chuyên môn hóa hoạt động của bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp.

Từ đó có thể thấy hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh.

Tổng quan về The assembly line – Mô hình dây chuyền

Mô hình này có thể được áp dụng cho phòng kinh doanh của công ty bạn. Nguồn nguyên liệu về cơ bản là khách hàng tiềm năng, sau đó được xử lý và tinh chỉnh dần dần trong chu kỳ kinh doanh.

Mô hình chuỗi tổ chức bộ phận kinh doanh của bạn theo chức năng thành 4 nhóm:

• Nhóm tạo khách hàng tiềm năng: Chịu trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và các thông tin cần thiết từ những người quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Sale Development Representatives (SDR): Chịu trách nhiệm xác định và tiếp cận các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bằng cách đặt câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, yếu tố quyết định quá trình ra quyết định.
• Account Executives (AE): Những người chịu trách nhiệm chốt đơn hàng, gọi cho SQL, trình bày sản phẩm, nêu mối quan tâm, thúc đẩy kinh doanh và làm bất cứ điều gì cần thiết để chốt đơn hàng.
• Customer Success team: khi đơn đặt hàng được hoàn thành, khách hàng mới được chuyển sang nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung vào việc phục vụ khách hàng hiện tại để giữ họ hài lòng nhằm tăng Giá trị trọn đời (LTV) của khách hàng. Mô hình chuỗi sẻ chuyên môn hóa các nhân viên trong bộ phận kinh doanh. Đến lượt mình, khách hàng sẽ chuyển đổi qua các giai đoạn của phễu bán hàng từ khách hàng tiềm năng sang SQL và sau đó là khách hàng chính thức.

Nhờ sự chuyên môn hóa chức năng này, mỗi nhóm trong bộ phận sẽ chịu trách nhiệm riêng về các chỉ số kinh doanh. Ngoài ra, nhờ vào chuyên môn này, bạn có thể xác định các vấn đề tồn tại và giải quyết chúng một cách dễ dàng.

Sử dụng quy tắc 80-20 để xác định thời điểm thiết lập bộ phận tiếp theo trong mô hình chuỗi. Bạn cần tách công việc ra một cách cụ thể và tìm nhân viên chuyên trách để xử lý nếu nhân viên kinh doanh của bạn thường dành hơn 20% thời gian để làm một nhiệm vụ phụ cụ thể.

Đặc điểm của sơ đồ mô hình dây chuyền

Sơ đồ quy trình làm việc theo mô hình dây chuyền có sự chuyên biệt giữa các phòng ban nhỏ trong bộ phận bán hàng, với mỗi nhóm hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau nhưng lại có liên quan chặt chẽ khác nhau.

Cũng nhờ việc hỗ trợ và trao đổi thông tin cho nhau thì hoạt động của phòng kinh doanh được hợp nhất và có cơ hội phát triển tạo ra nhiều hiệu quả kinh doanh lớn.

Những ưu điểm của The assembly line – Mô hình hòn đảo

The assembly line là mô hình đưa ra các chỉ tiêu KPI riêng biệt phù hợp với từng bộ phận từ đó giúp các chỉ tiêu của KPI có tính minh bạch.

Các chỉ số đo lường và dự đoán đối với các công ty dễ dàng nhận ra các vấn đề trong bộ chỉnh lưu bán hàng và khắc phục chúng về công việc.

Những hạn chế của mô hình dây chuyền

Nếu chỉ có 2 nhân viên không thể chia sẻ bộ phận kinh doanh thành 4 nhóm khác nhau.

Dễ khiến nhân viên xa rời mục tiêu của công ty.

Có thể xảy ra tranh cãi khi không phân loại rõ ràng khách hàng trong phễu.

Ứng dụng của mô hình dây chuyền

• Hình thức mô hình dây chuyền phù hợp nhất với hầu hết các startups
• Mô hình phòng kinh doanh hình thức dây chuyền rất tốt và phù hợp để giảm sự phức tạp trong chu trình bán hàng, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh và dễ dàng mở rộng quy mô nhân viên của bạn. Bạn cũng không phải lo lắng về việc tăng độ phức tạp của phễu bán hàng.
• Càng cần phải chuyên môn hóa nhân viên kinh doanh cho từng giai đoạn trong hành trình khách hàng (customer journey) khi giá trị khách hàng hàng năm càng tăng.

Sức mạnh của bộ kinh doanh theo dạng dây chuyền là họ tạo ra và lặp lại quy trình giống hệt nhau để tìm và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. Nếu bạn làm đúng, doanh số bán hàng của công ty bạn sẽ tăng lên nhanh chóng.

Bạn có thể áp dụng công cụ hỗ trợ là Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) hoặc các ứng dụng mới nhất dành riêng cho các doanh nghiệp để phòng kinh doanh làm việc và quản lý thông tin tốt hơn với phễu mua hàng.

Kết luận

Trên đây là tổng quan về mô hình The assembly – Mô hình dây chuyền được áp dụng cho phòng kinh doanh. Hy vọng bài viết trên mang đến cho quý độc giả những thông tin hữu ích.